Artykuł 1
Zakres stosowania
Na podstawie Umowy o Międzynarodowej Komisji Ochrony Odry przed Zanieczyszczeniem (zwanej dalej „Umową”) w pracach Międzynarodowej Komisji Ochrony Odry przed Zanieczyszczeniem (zwanej dalej „Komisją”) oraz jej grup i podgrup roboczych obowiązuje niniejszy Regulamin.
Artykuł 2
Przewodniczenie Komisji
(Art. 6 Umowy)
- Przewodnictwo Komisji obejmowane jest każdorazowo na okres trzech lat przez delegację jednej z Umawiających się Stron (zwanej dalej „delegacją”). Przewodnictwo obejmują delegacje w takiej kolejności, w jakiej wymienione są Umawiające się Strony w preambule polskiego tekstu Umowy (Rzeczpospolita Polska, Republika Czeska, Republika Federalna Niemiec). Przewodnictwo obejmowane jest każdorazowo z początkiem roku kalendarzowego. Pierwszy okres przewodnictwa delegacji Rzeczpospolitej Polskiej upływa z końcem 2001 roku.
- Jeżeli delegacja zrezygnuje z przewodnictwa, wówczas przewodnictwo obejmuje delegacja następująca bezpośrednio po niej. Rezygnację należy zgłosić na piśmie pozostałym delegacjom najpóźniej w terminie sześciu miesięcy przed objęciem przewodnictwa. W tym przypadku przewodnictwo przechodzi na następną delegację w kolejności wymienionej w art. 2 ust. 1.
Artykuł 3
Przewodniczący
(Art. 6 Umowy)
- Przewodniczący Komisji jest wyznaczany przez delegację, która w danym okresie sprawuje przewodnictwo. Wyznaczenie następuje przed objęciem przewodnictwa i na czas jego trwania. Delegacja, która sprawuje przewodnictwo, może również w okresie jego trwania wyznaczyć innego Przewodniczącego Komisji. Wyznaczenie jest niezwłocznie zgłaszane pozostałym delegacjom przez podanie daty, do której kompetencje Przewodniczącego Komisji zostaną przekazane nowemu Przewodniczącemu Komisji.
- Przewodniczący Komisji może zwrócić się z prośbą do delegacji, aby poinformowały go o stanie prac zgodnie z art. 1 Umowy. Może on w każdym czasie wymagać sprawozdania od przewodniczących grup roboczych o stanie realizacji programu pracy tych grup.
- Przewodniczący Komisji prowadzi zwyczajne i nadzwyczajne posiedzenia Komisji, jak również narady przewodniczących delegacji.
- Przewodniczący Komisji prowadzi swoją działalność w oparciu o środki finansowe i rzeczowe, które są do jego dyspozycji w ramach budżetu Komisji, przy wsparciu ze strony Sekretariatu Komisji, jak również ewentualnie w oparciu o środki oddane do dyspozycji przez Stronę, której delegacja sprawuje przewodnictwo.
- Komisję reprezentuje Przewodniczący Komisji. Udziela on Dyrektorowi Sekretariatu pełnomocnictwa do czynności prawnych w ramach bieżącej działalności (art. 15 ust. 11), o ile czynności te mieszczą się w zatwierdzonym planie budżetowym.
- W wypadku niemożności wypełnienia obowiązków przez Przewodniczącego Komisji zastępowany jest przez innego członka delegacji sprawującej przewodnictwo.
Artykuł 4
Członkowie Komisji
(Art. 5 ust. 1 Umowy)
- Po mianowaniu przez Umawiające się Strony przewodniczący delegacji przekazują do Sekretariatu nazwiska i adresy służbowe (zawierające numer telefonu, adres e-mail) przewodniczących delegacji, którzy mianowani zostali przez Umawiające się Strony zgodnie z art. 5 ust. 1 Umowy, a także nazwiska delegatów. Przewodniczący delegacji informują Sekretariat również o odwołaniu delegatów. O wszelkich zmianach w składzie osobowym Komisji Dyrektor Sekretariatu informuje Przewodniczącego Komisji oraz przewodniczących pozostałych delegacji.
- Przewodniczący grup roboczych względnie podgrup roboczych uczestniczą w posiedzeniach Komisji, również jeśli nie są członkami delegacji.
Artykuł 5
Eksperci
(Art. 5 ust. 2 Umowy)
O ile delegacja w celu opracowania określonych zagadnień zaprasza ekspertów na posiedzenie Komisji, narady przewodniczących delegacji lub grup oraz podgrup roboczych, należy każdorazowo poinformować o tym Sekretariat wraz z podaniem nazwisk i określeniem specjalistycznej dziedziny, którą zajmują się eksperci. Sekretariat poinformuje o tym Przewodniczącego Komisji (w przypadku posiedzeń Komisji i narad przewodniczących delegacji) względnie przewodniczącego danej grupy lub podgrupy roboczej. Powstałe koszty ponosi dana delegacja.
Artykuł 6
Posiedzenia zwyczajne
(Art. 7 ust. 1 Umowy)
- Miejsce i termin posiedzeń zwyczajnych na kolejny rok kalendarzowy uzgadniane są każdorazowo na ostatnim posiedzeniu zwyczajnym Komisji w danym roku. Najpóźniej na dwa miesiące przed posiedzeniem Przewodniczący Komisji przekazuje przewodniczącym delegacji oraz przewodniczącym grup roboczych pisemne zaproszenie oraz projekt porządku obrad. W przeciągu dwóch tygodni przewodniczący delegacji mają możliwość zgłaszania Przewodniczącemu Komisji uwag i uzupełnień do porządku obrad. Na tej podstawie Przewodniczący Komisji sporządza wstępny porządek obrad.
- Wstępny porządek obrad sporządzony przez Przewodniczącego Komisji Sekretariat przesyła przewodniczącym delegacji i przewodniczącym grup i podgrup roboczych na cztery tygodnie przed posiedzeniem. Przewodniczący delegacji przekazują wstępny porządek obrad pozostałym członkom swoich delegacji, a także innym uczestnikom posiedzenia (np. ekspertom). Grupy robocze zobowiązane są do przesłania do Sekretariatu materiałów na posiedzenie najpóźniej w terminie pięciu tygodni przed posiedzeniem. Sekretariat tłumaczy i przygotowuje otrzymane materiały i przesyła je członkom delegacji oraz przewodniczącym grup i podgrup roboczych, a także innym uczestnikom posiedzenia najpóźniej dwa tygodnie przed posiedzeniem.
- Najpóźniej na dwa tygodnie przed posiedzeniem przewodniczący delegacji potwierdzają Sekretariatowi swój udział oraz podają do wiadomości Sekretariatu nazwiska członków delegacji oraz pozostałych osób, które wezmą udział w posiedzeniu.
- Sekretariat sporządza w ciągu dwóch tygodni projekt protokołu uchwał z każdego posiedzenia Komisji i przekazuje go Przewodniczącemu Komisji. Przewodniczący Komisji najpóźniej w ciągu dwóch tygodni zatwierdza projekt protokołu, a następnie najpóźniej w ciągu dwóch tygodni Sekretariat tłumaczy go na pozostałe języki i przekazuje przewodniczącym delegacji. Protokół uchwał uważa się za zatwierdzony, jeżeli żaden z przewodniczących delegacji w wyznaczonym przez Przewodniczącego Komisji terminie nie zgłosi do niego uwag na piśmie. W przypadku zgłoszenia uwag Sekretariat po ich przetłumaczeniu najpóźniej w ciągu dwóch tygodni przekazuje je pozostałym przewodniczącym delegacji, którzy mają dwa tygodnie na ich akceptację bądź odrzucenie, przy czym nie mogą wnosić już nowych uwag. W uzasadnionych przypadkach decyzję o akceptacji uwag bądź ich odrzuceniu może podjąć Przewodniczący Komisji. Przewodniczący delegacji powinni zostać o tym poinformowani, a w przypadku odrzucenia uwag przez któregoś z przewodniczących delegacji, ostateczne zatwierdzenie protokołu w punktach, co do których zgłoszono zastrzeżenia, ma miejsce na następnym posiedzeniu Komisji. Zatwierdzony protokół uchwał przekazywany jest Przewodniczącemu Komisji, przewodniczącym delegacji i członkom wszystkich delegacji. Z wyłączeniem punktów omawianych w gronie przewodniczących delegacji protokół przekazywany jest do wiadomości członkom wszystkich grup i podgrup roboczych oraz pozostałym uczestnikom posiedzenia Komisji.
Artykuł 7
Posiedzenia nadzwyczajne
(Art. 7 ust. 2 Umowy)
- Posiedzenia nadzwyczajne mogą być zwoływane przez Przewodniczącego Komisji po skonsultowaniu z przewodniczącymi delegacji lub na wniosek przynajmniej jednej z delegacji.
- O zwołanie posiedzenia nadzwyczajnego wnioskuje do Przewodniczącego Komisji przewodniczący delegacji, która pragnie je odbyć, z podaniem proponowanego porządku obrad. Przewodniczący Komisji zwołuje posiedzenie nadzwyczajne w najbliższym możliwym terminie po zasięgnięciu opinii pozostałych przewodniczących delegacji. Odbywa się ono w terminie dwóch miesięcy od zgłoszenia wniosku.
- W pilnych przypadkach Przewodniczący Komisji może skrócić termin rozesłania materiałów przez Sekretariat do dziesięciu dni przed posiedzeniem. Artykuł 6 stosuje się odpowiednio.
Artykuł 8
Współpraca
(Art. 13 ust. 1 Umowy)
- Komisja może podjąć decyzję odnośnie zaproszenia na swoje posiedzenia obserwatorów z państw trzecich oraz organizacji krajowych lub międzynarodowych, których działalność związana jest z ochroną wód. Ich udział może być ograniczony do poszczególnych punktów porządku dziennego.
- Komisja uchwala zasady udzielania statusu obserwatora organizacjom międzynarodowym i krajowym, których działalność wiąże się z ochroną wód oraz innymi zadaniami nałożonymi na Komisję zgodnie z art. 2 ust. 3 Umowy.
- Komisja może uchwalić delegowanie uczestników z ramienia Komisji na posiedzenia organizacji krajowych lub międzynarodowych i w razie potrzeby wystąpić z wnioskiem o przyznanie MKOOpZ statusu obserwatora. W sprawach pilnych decyzję może podjąć Przewodniczący Komisji.
Artykuł 9
Procedura pisemna
(Art. 8 ust. 3 Umowy)
- Poza posiedzeniami Komisja może podejmować uchwały według procedury pisemnej. Dotyczy to również uchwał w sprawie zaleceń oraz propozycji skierowanych do Umawiających się Stron.
- Procedura pisemna może być zainicjowana przez Przewodniczącego Komisji, względnie przez Dyrektora Sekretariatu po otrzymaniu zgody od Przewodniczącego Komisji, poprzez rozesłanie projektu uchwały w celu zajęcia stanowiska. Procedura pisemna może być również zainicjowana przez Przewodniczącego Komisji, jeżeli jedna z delegacji wyraża taką wolę. Delegacja ta przedkłada projekt uchwały podpisany przez jej przewodniczącego. W porozumieniu z Przewodniczącym Komisji Dyrektor Sekretariatu przekazuje niezwłocznie projekt uchwały przygotowany przez tą delegację przewodniczącym wszystkich pozostałych delegacji z prośbą o zajęcie stanowiska.
- Projekt uchwały uważa się za obowiązujący od momentu wyrażenia pisemnej zgody przez wszystkie delegacje lub jeżeli w okresie dwóch miesięcy od jego przesłania od żadnej Delegacji nie wpłynęła informacja o odrzuceniu przedłożonego projektu. W pilnych wypadkach Przewodniczący Komisji może za ogólną zgodą wyznaczyć krótszy termin. Jeżeli nie ma zastrzeżeń do projektu uchwały, przewodniczący delegacji powinni powiadomić o tym Sekretariat w jak najkrótszym terminie. Jeżeli wyznaczony okres nie jest wystarczający dla dokonania niezbędnych uzgodnień w ramach jednej delegacji, przewodniczący delegacji powiadomi o tym Przewodniczącego Komisji, który na tej podstawie przedłuży wymagany okres, a następnie poinformuje odpowiednio pozostałe delegacje. Delegacje informowane są przez Przewodniczącego Komisji o wyniku procedury pisemnej najpóźniej w ciągu jednego miesiąca od zatwierdzenia uchwały. O ile w procedurze pisemnej projekt uchwały został odrzucony, należy wprowadzić go do porządku obrad następnego zwyczajnego posiedzenia Komisji.
Artykuł 10
Narady przewodniczących delegacji
(Art. 7 ust. 3 Umowy)
- W naradach przewodniczących delegacji, uczestniczą Przewodniczący Komisji, przewodniczący delegacji oraz Dyrektor Sekretariatu. Poza przewodniczącymi delegacji w naradach uczestniczyć może nie więcej niż po dwóch członków z każdej delegacji, a w razie potrzeby przewodniczący grup i podgrup roboczych oraz inni pracownicy Sekretariatu.
- Przewodniczący Komisji zwołuje naradę przewodniczących delegacji. Artykuł 6 i 7 stosuje się odpowiednio.
- Narady przewodniczących delegacji zobowiązane są do koordynowania zadań zmierzających do realizacji celów określonych w Umowie oraz ewentualnie do ustalania kolejności prac. Ponadto narady te służą dyskusji nad aktualnymi sprawami Umawiających się Stron, usuwaniu ewentualnych niezgodności oraz przygotowywaniu zwyczajnych i nadzwyczajnych posiedzeń Komisji. Wyniki narad przewodniczących delegacji przedkładane są Komisji na jej najbliższym posiedzeniu. Nie narusza to kompetencji Komisji w zakresie podejmowania uchwał.
- Na naradach Przewodniczący Komisji może informować przewodniczących delegacji o działalności Komisji i grup roboczych.
- Sekretariat sporządza w ciągu dwóch tygodni projekt protokołu z narady przewodniczących delegacji i przekazuje go Przewodniczącemu Komisji. Przewodniczący Komisji najpóźniej w ciągu dwóch tygodni zatwierdza projekt protokołu, a następnie najpóźniej w ciągu dwóch tygodni Sekretariat tłumaczy go na pozostałe języki i przekazuje przewodniczącym delegacji. Protokół uważa się za zatwierdzony, jeżeli żaden z przewodniczących delegacji w wyznaczonym przez Przewodniczącego Komisji terminie nie zgłosi do niego uwag na piśmie. W przypadku zgłoszenia uwag Sekretariat po ich przetłumaczeniu najpóźniej w ciągu dwóch tygodni przekazuje je pozostałym przewodniczącym delegacji, którzy mają dwa tygodnie na ich akceptację bądź odrzucenie, przy czym nie mogą wnosić już nowych uwag. W uzasadnionych przypadkach decyzję o akceptacji uwag bądź ich odrzuceniu może podjąć Przewodniczący Komisji. Przewodniczący delegacji powinni zostać o tym poinformowani, a w przypadku odrzucenia uwag przez któregoś z przewodniczących delegacji, ostateczne zatwierdzenie protokołu w punktach, co do których zgłoszono zastrzeżenia, ma miejsce na następnej naradzie przewodniczących delegacji lub następnym posiedzeniu Komisji. Zatwierdzony protokół przekazywany jest Przewodniczącemu Komisji, przewodniczącym delegacji, członkom wszystkich delegacji. Z wyłączeniem punktów omawianych w gronie przewodniczących delegacji protokół przekazywany jest do wiadomości członkom wszystkich grup i podgrup roboczych oraz pozostałym uczestnikom narady przewodniczących delegacji.
Artykuł 11
Grupy robocze
(Art. 9 Umowy)
- W celu realizacji określonych zadań Komisja może powołać grupy robocze. Mogą to być stałe grupy robocze lub w celu realizacji doraźnych zadań niezwiązanych z działalnością stałych grup roboczych - grupy robocze ad hoc. Ustanowienie grup roboczych, ustalenie ich zadań w formie mandatu i planu pracy, jak również uzgodnienie liczby członków grupy jest obowiązkiem Komisji. Przewodniczący Komisji może powierzać zadania grupom roboczym za zgodą przewodniczących delegacji. W pilnych przypadkach Przewodniczący Komisji może dokonać tych uzgodnień post factum.
- Przewodniczący delegacji przekazują do Sekretariatu nazwiska członków reprezentujących ich delegację w grupie roboczej wraz z adresami służbowymi (zawierającymi numer telefonu, adres e-mail). W przypadku członków grupy roboczej ad hoc jej skład jest ustalany przez przewodniczących delegacji z odpowiednim wyprzedzeniem, stosownie do realizacji bieżących zadań wyznaczonych tej grupie. Przewodniczący delegacji wybierają jednego z mianowanych członków swojej delegacji w danej grupie roboczej na rzecznika delegacji w tej grupie. Przewodniczący delegacji informują Sekretariat również o odwołaniu członków grupy roboczej. O wszelkich zmianach w składzie osobowym grupy roboczej Dyrektor Sekretariatu informuje Przewodniczącego Komisji, przewodniczących delegacji, przewodniczącego grupy roboczej oraz członków grupy roboczej, której zmiany te dotyczą.
- Komisja mianuje przewodniczącego stałej grupy roboczej na podstawie wniosku jednej z delegacji lub tej grupy roboczej na okres trzech lat. Możliwe jest jego ponowne mianowanie. Przewodnictwo w grupie roboczej ad hoc zapewnia delegacja, która w czasie zlecania zadania tej grupie sprawuje przewodnictwo w Komisji. Mianowanie przewodniczącego grupy roboczej ad hoc wymaga akceptacji pozostałych delegacji. Przewodniczący grup roboczych z zasady nie powinni wypowiadać się w imieniu swojej delegacji. Komisja mianuje jednego z członków grupy roboczej jako zastępcę przewodniczącego grupy roboczej. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Komisja może odwołać przewodniczącego grupy roboczej lub jego zastępcę. Jeżeli przewodniczący grupy roboczej nie może wziąć udziału w jej obradach, w naradzie przewodniczących delegacji lub posiedzeniu Komisji, powinien zastąpić go zastępca przewodniczącego grupy roboczej. Jeżeli przewodniczący grupy roboczej ad hoc nie może wziąć udziału w obradach tej grupy, jego funkcję wyjątkowo może przejąć inna osoba mianowana na to stanowisko przez delegację, która w czasie zlecania zadania tej grupie roboczej ad hoc sprawuje przewodnictwo w Komisji. Decyzja ta wymaga akceptacji pozostałych delegacji. Jeżeli przewodniczący grupy roboczej ad hoc nie może wziąć udziału w naradzie przewodniczących delegacji lub posiedzeniu Komisji, jego funkcję powinien przejąć jego zastępca lub w uzasadnionych przypadkach mianowany przez niego w tym celu jeden z członków tej grupy roboczej ad hoc.
- Przewodniczący grup roboczych składają na posiedzeniach zwyczajnych Komisji i naradach przewodniczących delegacji sprawozdania z postępów prac swoich grup roboczych. Przy czym w przypadku grupy roboczej ad hoc sprawozdania takie składane są jedynie za okres aktywnej działalności tej grupy w danym roku. Przewodniczący grupy roboczej przekazują do Sekretariatu na sześć tygodni przed posiedzeniem zwyczajnym Komisji pisemne projekty uchwał, jak również plan pracy na przyszły rok kalendarzowy. Grupy robocze kontrolują regularnie swoje mandaty oraz w razie potrzeby zgłaszają Komisji propozycje zmian.
- W razie potrzeby Komisja może uzupełniająco określić jednolite wytyczne dotyczące sposobu pracy grup roboczych. Dla działalności grup roboczych stosuje się odpowiednio postanowienia niniejszego Regulaminu.
Artykuł 12
Podgrupy robocze
- W celu realizacji określonych zadań Komisja może w ramach stałych grup roboczych powołać podgrupy robocze. Mogą to być stałe podgrupy robocze lub w celu realizacji doraźnych zadań - podgrupy robocze ad hoc.
- Działalność podgrupy roboczej kierowana i koordynowana jest przez grupę roboczą, w ramach której podgrupa ta została utworzona.
- Dla działalności stałych podgrup roboczych i podgrup roboczych ad hoc stosuje się odpowiednio postanowienia niniejszego Regulaminu dotyczące stałych grup roboczych.
Artykuł 13
Obrady grup i podgrup roboczych
- Obrady grup i podgrup roboczych zwołuje Sekretariat zgodnie z harmonogramem narad w porozumieniu z przewodniczącym danej grupy lub podgrupy roboczej. Narady planowane są w taki sposób, aby zapewnione było terminowe przygotowanie posiedzeń Komisji. Harmonogram spotkań powinien zostać sporządzony każdorazowo na kolejny rok kalendarzowy. O ile to jest konieczne dla zrealizowania postanowień Komisji lub narad przewodniczących delegacji, przewodniczący danej grupy lub podgrupy roboczej może zawnioskować do Dyrektora Sekretariatu o zwołanie narady tej grupy lub podgrupy roboczej poza harmonogramem spotkań.
- Sekretariat sporządza w terminie dwóch tygodni projekt protokołu z narady grupy lub podgrupy roboczej i przekazuje go przewodniczącemu grupy lub podgrupy roboczej. Przewodniczący grupy lub podgrupy roboczej najpóźniej w ciągu dwóch tygodni zatwierdza projekt protokołu a następnie najpóźniej w ciągu dwóch tygodni Sekretariat tłumaczy go na pozostałe języki i przekazuje wszystkim rzecznikom delegacji grupy lub podgrupy roboczej. Protokół uważa się za zatwierdzony, jeżeli żaden z rzeczników delegacji w wyznaczonym przez przewodniczącego grupy lub podgrupy roboczej terminie nie zgłosi do niego uwag na piśmie. W przypadku zgłoszenia uwag, Sekretariat po ich przetłumaczeniu najpóźniej w ciągu dwóch tygodni przekazuje je pozostałym rzecznikom delegacji, którzy mają dwa tygodnie na ich akceptację bądź odrzucenie, przy czym nie mogą wnosić już nowych uwag. W uzasadnionych przypadkach decyzję o akceptacji uwag bądź ich odrzuceniu może podjąć przewodniczący grupy lub podgrupy. Rzecznicy delegacji powinni zostać o tym poinformowani, a w przypadku odrzucenia uwag przez któregoś z rzeczników delegacji, ostateczne zatwierdzenie protokołu w punktach, co do których zgłoszono zastrzeżenia, ma miejsce na następnym posiedzeniu grupy lub podgrupy. Zatwierdzony protokół przekazywany jest Przewodniczącemu Komisji, przewodniczącym delegacji, członkom grupy lub podgrupy roboczej oraz pozostałym uczestnikom narady. Jeśli treść protokołu jest istotna dla działalności innych grup lub podgrup roboczych jest on także przekazywany do wiadomości członkom tych grup i podgrup roboczych.
Artykuł 14
Sekretariat
(Art. 11 Umowy)
- Sekretariat wspiera Komisję, Przewodniczącego Komisji, grupy oraz podgrupy robocze pod względem organizacyjnym i merytorycznym w realizacji ich zadań. Przygotowuje posiedzenia i narady oraz uczestniczy w nich. Delegacje prowadzą korespondencję z Komisją za pośrednictwem Sekretariatu, który zapewnia przekazanie dokumentów we właściwym czasie. Sekretariat zabezpiecza terminowy i poprawny przekład dokumentów oraz tłumaczenie podczas posiedzeń/narad.
- Sekretariat podlega Przewodniczącemu Komisji i kierowany jest przez Dyrektora Sekretariatu. Dyrektor Sekretariatu, pracownicy merytoryczni oraz specjalista ds. GIS wybierani są przez Komisję Rekrutacyjną, w skład której wchodzą Przewodniczący Komisji, przewodniczący delegacji oraz ewentualnie kolejni, mianowani przedstawiciele delegacji, w wyniku konkursu rozpisanego w państwach Umawiających się Stron. Przy wyborze pracowników merytorycznych oraz specjalisty ds. GIS, Dyrektor Sekretariatu wchodzi w skład Komisji Rekrutacyjnej. W celu zapewnienia podniesienia poziomu wiedzy merytorycznej oraz umożliwienia rotacyjnego zatrudniania w Sekretariacie osób z państw umawiających się Stron, Dyrektor Sekretariatu, pracownicy merytoryczni oraz specjalista ds. GIS zatrudniani są przez Przewodniczącego Komisji za zgodą Komisji na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony maksymalnie na okres pięciu lat. Za zgodą Komisji, można jednorazowo ponownie zatrudnić Dyrektora Sekretariatu, pracowników merytorycznych oraz specjalistę ds. GIS bez konieczności przeprowadzania nowego konkursu maksymalnie na okres pięciu lat. Zwolnienie Dyrektora Sekretariatu, pracownika merytorycznego i specjalisty ds. GIS wymaga uprzedniej zgody Komisji.
- Dyrektor Sekretariatu za zgodą Przewodniczącego Komisji ustanawia regulamin pracy Sekretariatu oraz niezbędne instrukcje służbowe.
- Pozostali pracownicy Sekretariatu są zatrudniani, przeszeregowywani i zwalniani w ramach planu budżetowego i planu zatrudnienia przez Przewodniczącego Komisji, na wniosek i za zgodą Dyrektora Sekretariatu. O zatrudnieniu, przeszeregowaniu bądź zwolnieniu pracowników Sekretariatu Dyrektor Sekretariatu informuje Komisję.
- Zasady wynagradzania pracowników Sekretariatu ustala Komisja.
- Na każdym posiedzeniu zwyczajnym Dyrektor Sekretariatu przedstawia Komisji sprawozdanie z działalności Sekretariatu oraz realizacji budżetu. Jest on odpowiedzialny za przygotowanie projektu budżetu i obliczenie składek Umawiających się Stron oraz za zarządzanie wpływami i wydatkami Komisji.
Artykuł 15
Budżet
(Art. 15 Umowy)
- Rokiem budżetowym Komisji jest rok kalendarzowy.
- Komisja jednogłośnie uchwala swój budżet na kolejny rok. Sporządzony przez Dyrektora Sekretariatu i zatwierdzony przez Przewodniczącego Komisji projekt budżetu przekazywany jest delegacjom podczas posiedzenia Komisji w roku poprzedzającym rok budżetowy, dla którego budżet ten powinien obowiązywać. Jeżeli między bieżącym a kolejnym rokiem następuje zmiana przewodnictwa w Komisji, projekt budżetu na następny rok sporządzany jest przez Przewodniczącego Komisji oraz Dyrektora Sekretariatu w porozumieniu z przewodniczącym delegacji Umawiającej się Strony, która obejmuje przewodnictwo zgodnie z art. 2.
- Zatwierdzony przez Komisję budżet zawiera zapis, w którym wymienione jest posiedzenie Komisji, na którym nastąpiło jego uchwalenie. Jest on podpisywany przez Dyrektora Sekretariatu oraz Przewodniczącego Komisji a jego odpis przekazywany jest delegacjom przez Przewodniczącego Komisji najpóźniej do 31 stycznia w roku, dla którego budżet ten powinien obowiązywać. Najpóźniej do końca roku poprzedzającego rok budżetowy Przewodniczący Komisji informuje delegacje o wysokości składek na kolejny rok, które powinny być zapłacone przez Umawiające się Strony zgodnie z art. 15 ust. 2 Umowy.
- Komisja może, w ramach swoich możliwości, dzięki mniejszym wydatkom lub wyższym wpływom tworzyć fundusz rezerwowy do wysokości 10% łącznej sumy planu budżetowego. Fundusz rezerwowy służy utrzymaniu płynności finansowej Komisji w kolejnym roku do czasu wpływu składek względnie rat Umawiających się Stron.
- O nadwyżkach powstałych po corocznym odliczeniu funduszu rezerwowego Przewodniczący Komisji informuje przewodniczących delegacji w styczniu oraz przekazuje im rozliczenie roczne za rok poprzedni. Nadwyżki te mogą być odliczane od najbliższej płatnej składki delegacji. Komisja może uchwalić wykorzystanie tych nadwyżek na konkretny cel w kolejnym roku budżetowym. Wówczas nie są one odliczane od najbliższej płatnej składki.
- Środki budżetowe należy wykorzystywać oszczędnie i ekonomicznie. Nie wolno przekroczyć założonej w planie budżetowym ogólnej sumy wydatków. Poszczególne pozycje w planie budżetowym mogą zostać przekroczone o nie więcej niż 20%, jeżeli niezbędne w tym celu środki zostaną zaoszczędzone na innych pozycjach. Wydatki osobowe i rzeczowe nie mogą być wzajemnie pokrywane. Jeżeli konieczne będzie przekroczenie poszczególnych pozycji budżetu o więcej niż 20% lub przesunięcie między wydatkami osobowymi i rzeczowymi, Przewodniczący Komisji przedkłada do zatwierdzenia odpowiedni projekt zmian budżetu.
- Z budżetu MKOOpZ pokrywane są:
a) koszty prac wykonywanych w celu realizacji zadań Komisji wynikających z Umowy, w tym koszty usług, o których mowa w art. 12 Umowy, które Komisja uchwaliła jako możliwe do sfinansowania z budżetu Komisji;
b) niezbędne koszty organizacyjne wzgl. administracyjne posiedzeń Komisji oraz grup i podgrup roboczych, a w szczególności koszty sali konferencyjnej, poczęstunku, materiałów na posiedzenie, jak również tłumaczy;
c) koszty osobowe pracowników Sekretariatu i działalności Sekretariatu;
d) w wyjątkowych przypadkach, na podstawie uprzedniej osobnej decyzji Komisji, bieżące koszty działań oraz projektów, które są wynikiem merytorycznej działalności Umawiających się Stron w Komisji oraz grup roboczych, a w szczególności działań mających na celu przygotowanie uchwały Komisji; jeśli dana grupa robocza przedkłada Komisji projekt uchwały, który stanowi, że Komisja powinna sfinansować realizację uchwały, wówczas grupa robocza powinna załączyć do tego projektu oszacowanie kosztów związanych z realizacją tej uchwały.
- Koszty swojej reprezentacji w Komisji i w grupach roboczych ponosi każda Umawiająca się Strona:
a) niezależnie od tego, czy chodzi tu o delegatów wzgl. zastępców członków Delegacji w myśl art. 5 ust. 1 Umowy, rzeczoznawców w myśl art. 5 ust. 2 Umowy czy członków grupy roboczej w myśl art. 9 ust. 2 Umowy;
b) ta zasada dotyczy wszystkich kosztów reprezentacji Umawiającej się Strony w Komisji oraz grupach roboczych, w szczególności kosztów przejazdów, noclegów i diet; decyzja o tym, w jakiej wysokości koszty te będą pokrywane, jest wewnętrzną sprawą każdej Umawiającej się Strony.
- Środki finansowe, o których mowa w art. 15 ust. 2 zdanie 1 Umowy, nie mogą być wydatkowane na prace czy działania indywidualne Umawiających się Stron. Finansowanie takich prac czy działań jest sprawą wewnętrzną każdej Umawiającej się Strony. Zaliczają się tutaj np. działania na poziomie krajowym wymagane do realizacji uchwał Komisji.
- Składki płatne zgodnie z ust. 3 w związku z ust. 5 przekazywane są na konto Komisji przez Umawiające się Strony do 28 lutego roku budżetowego. Umawiające się Strony mogą uiścić składki w dwóch ratach. Pierwsza rata, którą należy zapłacić do 28 lutego roku budżetowego, wynosi co najmniej 60% płatnej składki. Druga rata płatna jest do 30 czerwca roku budżetowego. Podział płatności na dwie raty delegacje powinny zgłosić przy podejmowaniu uchwały w sprawie budżetu. Jeżeli w szczególnych przypadkach w celu utrzymania płynności finansowej Komisji konieczne będzie wcześniejsze przekazanie drugiej raty, w całości lub jej części, Umawiające się Strony postarają się wywiązać bezzwłocznie ze swoich zobowiązań na odpowiednio uzasadniony wniosek Przewodniczącego Komisji.
Jeśli niemożliwe jest dotrzymanie terminu 28 lutego przez którąkolwiek z Umawiających się Stron ze względu na wewnętrzne uregulowania budżetowe (prawne i techniczne), przedłuża się termin przekazania składki względnie pierwszej raty do 31 marca roku budżetowego. Komisja informowana jest o konieczności wydłużenia terminu wpłaty.
- Przewodniczący Komisji i Dyrektor Sekretariatu dysponują środkami zgodnie z przyjętym budżetem, przy czym Dyrektor Sekretariatu na podstawie pełnomocnictwa Przewodniczącego Komisji (patrz art. 3 ust. 5).
- Przewodniczący delegacji mianują na trzyletnią kadencję po jednym rewidencie rachunkowym. Możliwe jest ich ponowne mianowanie bądź wcześniejsze odwołanie. O mianowaniu bądź odwołaniu rewidentów Dyrektor Sekretariatu informuje Przewodniczącego Komisji oraz przewodniczących pozostałych delegacji.
- Rozliczenie roczne badane jest przez rewidentów rachunkowych do końca marca następnego roku. W tym terminie rewidenci rachunkowi przedkładają Komisji pisemne sprawozdanie. Na podstawie tego sprawozdania Komisja decyduje o absolutorium dla Przewodniczącego Komisji. Na podstawie udzielonego mu absolutorium Przewodniczący Komisji udziela absolutorium Dyrektorowi Sekretariatu. Umawiające się Strony mogą w każdym czasie zażądać wglądu do ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych i pozostałych dokumentów w siedzibie Sekretariatu lub drogą wysyłki.
Artykuł 16
Wejście w życie
Niniejszy Regulamin został uchwalony podczas 25 Posiedzenia Plenarnego MKOOpZ w dniu 6.12.2022 roku i wchodzi w życie w dniu uchwalenia. Jednocześnie uchyla się dotychczasowy Regulamin. Wersje Regulaminu w języku polskim, czeskim i niemieckim mają jednakową moc.
